Une seule plateforme pour gérer les adhérents d’APM, de la candidature à la facturation

Concevoir, en réponse à un appel d'offres, les maquettes d'une plateforme couvrant l'intégralité du cycle de vie d'un adhérent (de la candidature à la facturation) pour un réseau de 410 clubs de dirigeants, afin de remplacer un écosystème administratif fragmenté par une expérience fluide et unifiée.

Client

APM - Association pour le
Progrès du Management

Rôle

Product Designer Senior
(UX, UI, Design System)
Outils : Figma, Figma Make

Type

Plateforme métier B2B/B2C
Réponse à appel d'offres

Périmètre

410 clubs · Candidats, adhérents,
animateurs, référents, experts

1. Contexte & Cadrage de la Complexité

L'écosystème

L'APM (Association pour le Progrès du Management) gère des interactions complexes entre de multiples acteurs : candidats, adhérents actifs, animateurs de clubs, référents régionaux et experts.

Le problème systémique

Historiquement, chaque étape du cycle de vie (attirer, valider, animer, facturer) était traitée en silo via des processus administratifs lourds. Les parcours manquaient de fluidité, générant une déperdition d'information et une charge mentale importante pour les équipes encadrantes.

Le défi Produit

Transformer cette complexité en une plateforme unique basée sur les flux (Product Flows) plutôt que sur les rôles statiques. L'enjeu était d'architecturer un outil capable d'orchestrer la "multi-validation" sans friction.

2. Discovery & Cadrage

Le projet répondait à un appel d'offres. Avant de dessiner, il fallait comprendre le métier et s'accorder avec les équipes opérationnelles de l'APM sur ce que la plateforme devait couvrir.

Quatre profils, trois processus

Cadrage des quatre profils (adhérent, responsable régional, animateur de club, expert) autour de trois processus : candidature, adhésion et rencontre de club.

Itérer avec les équipes opérationnelles

Le périmètre et les maquettes ont été ajustés au fil des échanges avec les équipes opérationnelles, jusqu'à une seconde présentation de l'offre. Cette capacité d'écoute a été saluée par le client.

Contraintes et zones d'ombre

Le cahier des attentes SI imposait un affichage responsive by design, un accès unifié entre applicatifs et l'interopérabilité avec l'écosystème existant (CRM, comptabilité, outils Microsoft). Les points non tranchés (signature, droits d'accès, répartition entre portail, CRM et comptabilité) ont été identifiés et documentés plutôt que contournés.

3. Architecture UX & Onboarding (Réduire la friction)

Le travail a débuté par la cartographie complète des parcours (Service Blueprinting), liant les actions Front-end aux répercussions Back-office.

Acquisition & Qualification implicite

Repenser l'entrée dans le système. Le formulaire de candidature a été segmenté en étapes guidées avec validation progressive (Progressive Disclosure). Les informations saisies servent de base à la proposition de clubs compatibles, dont les critères restaient à arbitrer avec l'APM.

Intégration de l'engagement légal

Pour éviter les ruptures de parcours (envois d'emails tiers), l'étape de signature de la convention de formation a été intégrée au flux d'onboarding via une signature électronique. Son mode de réalisation et le blocage éventuel de l'accès restaient à définir.

Processus de décision en cascade

Modélisation d'un workflow de validation asynchrone. Le responsable régional vérifie l'éligibilité et oriente la candidature vers un ou deux clubs (avec notes privées), puis l'animateur l'examine, invite le candidat à une rencontre et valide. La donnée circule sans déperdition.

Parcours d'inscription en étapes guidées avec validation progressive

4. Conception UI & Dashboards Contextualisés (Role-Based Interface)

Une fois le membre intégré, la plateforme devient son outil d'engagement quotidien. L'interface devait s'adapter dynamiquement aux droits et besoins de chaque acteur.

Système de Widgets modulaires

Conception d'interfaces sous forme de tableaux de bord personnalisés (Role-Based Access Control). Un adhérent visualise son agenda et ses communautés de manière épurée, tandis qu'un animateur accède à des vues denses orientées pilotage (indicateurs clés, facturation, suivi CRM des présences).

Navigation & Wayfinding

Utilisation d'une structure de navigation latérale stricte couplée à un système de cartes (Bento UI) pour maximiser la lisibilité des actions requises (ex : "Feuille d'émargement à signer").

Design System

Rationalisation de l'interface via un Design System complet (livré sous Figma), intégrant nativement la gestion des thèmes (Light/Dark mode) et anticipant la scalabilité des composants (tables de données, listes, modales). Une déclinaison mobile a été explorée (lancement, onboarding, connexion, accueil) et des pistes d'accessibilité envisagées : agrandissement des textes et renforcement du contraste.

Parcours onboarding - signature convention de formation

Accueil adhérent - vue épurée agenda et communautés

Dashboard animateur - vue dense pilotage, facturation, CRM présences

Vue club - gestion et animation de la communauté

5. Livraison & Arbitrages

Le livrable regroupait les maquettes desktop et mobile des quatre profils, les ressources du design system, des exemples d'e-mails et des notes de cadrage. Pour la soutenance, la démo des parcours a été réalisée avec Figma Make. Chaque parcours précisait ce qui était décidé et ce qui restait à arbitrer.

Règles métier explicitées

Invitations de club envoyées manuellement par l'animateur et tracées dans le CRM. Évaluations : l'animateur voit qui a répondu, sans accéder au contenu des réponses. Ajout à l'agenda personnel via un fichier ICS.

Frontières entre outils

Questionnaires dans le CRM, factures générées par l'outil comptable avec remontée des informations à vérifier. Les maquettes rendent cette répartition visible pour la faire arbitrer avec le client.

Décisions ouvertes

Mode de signature et blocage éventuel de l'accès, droits d'accès des animateurs aux ressources, hébergement et conservation des documents. Pistes pour une V2 : double profil, gestion des documents du compte, onboarding complémentaire.

6. Résultat de l'appel d'offres

Ce cas documente une conception en phase d'avant-vente. L'offre n'a pas été retenue : l'APM a préféré une solution tout-en-un proposée par un éditeur CRM. Le retour détaillé du client distingue ce qui a convaincu de ce qui a pesé dans la décision.

Ce qui a convaincu

Une solution entièrement personnalisée, toutes les fonctionnalités attendues par les équipes opérationnelles, le design UX/UI, la connaissance de l'environnement fonctionnel et l'écoute tout au long des échanges.

Ce qui a pesé dans le choix

La simplicité d'une solution tout-en-un, un seul prestataire à piloter et la sécurité des environnements éditeurs. Le point faible identifié portait sur la sécurité technique de la solution, pas sur le design.

7. Ce que j'ai appris

Le design seul ne gagne pas un appel d'offres

Les contraintes SI et la sécurité pèsent autant que l'expérience. Je les intègre désormais dès le cadrage, au même niveau que les parcours.

Rendre les décisions ouvertes visibles

Montrer dans les maquettes ce qui n'est pas tranché accélère les arbitrages avec le client, plutôt que de les découvrir au moment du développement.

Adapter l'offre en continu

Ajuster le périmètre au fil des échanges est ce que les équipes opérationnelles ont le plus apprécié : l'écoute fait partie du livrable.